Introduction

Le Règlement Intérieur précise certains points non décrits ou référencés dans les Statuts de l'Association. Il décrit aussi certains détails d'ordre pratique et d'organisation.

Les annexes du règlement intérieur sont:

En cas de conflit d’interprétation l'ordre de préséance des documents est:

Statuts de l’association, Règlement intérieur, Charte des Scorpions du Désert, La Charte “outils de communication”, La Charte “streamer”

1. Rôle du Conseil d’Administration (CA)

Le Conseil d'Administration (CA) applique scrupuleusement les décisions prises par l'AG durant son mandat.

Le CA administre l’association. Il décide à la majorité absolue de ses membres (le président, membre de droit du CA, a voix prépondérante).

À ce titre le CA :

  • Nomme l'équipe technique. Il met également fin à leur mandat.
  • Valide les évolutions techniques structurantes à engager par l’équipe technique : nom de domaine, hébergement, serveur vocal,...
  • Détermine les sections de jeu dans le respect du cadre de l’article 10 du présent règlement.
  • Valide la nomination des animateurs des sections (appelés couramment « officiers ») parmi les membres de la guilde, sur proposition des animateurs de la section concernée s'il y en a déjà, ou les nomment s’il n’y en a pas. Il met également fin à leur mandat.

2. Rôle de l’équipe technique

Les administrateurs et les développeurs sont tenus à la confidentialité des données et au devoir de réserve.Les membres du CA ne peuvent pas faire partie de l’équipe technique.

2.1 Les Administrateurs technique

  • De tout ce qui concerne la maintenance des outils et plateformes informatiques.
  • D’exécuter les évolutions techniques structurantes validées par le Conseil d’Administration

2.2 Les développeurs

Pour des tâches limitées de développement, ils peuvent se faire assister de membres des scorpions du désert non adhérents choisis par eux mais dont l’identité devra obligatoirement être connue du CA et qui sont conduites sous leur responsabilité. Ces développeurs/aides ne peuvent avoir accès aux bases de données et mots de passe des systèmes d’informations et de communications.

3. Rôle des animateurs de section

Les animateurs de section (appelés « officiers ») sont en charge de l’animation des sections de jeu. Ils animent leur section de jeu dans le respect des statuts et du règlement intérieur et les différentes chartes annexées au règlement.

4. Assemblée Générale

L’Assemblée Générale (AG) est décrite dans l'article 12 et à l’article 13 des Statuts.

Dans le respect de ces articles l’ordre du jour de l’AG est arrêté par le CA sur proposition du président de l’association. 

Les adhérents ne pouvant pas se déplacer ou être présents peuvent s'exprimer, soit en confiant leur voix à une personne de confiance qui votera pour l'adhérent, soit en votant à distance (vote électronique, mail, courrier, plusieurs moyens existent et seront proposés), comme décrit en 5.3 ci-dessous.

5. Élections

5.1 Bureau

Le bureau est composé de 3 adhérents, élus lors de l'AG. Trois postes sont à pourvoir : président, trésorier et secrétaire (Article 10 des Statuts). Les candidats peuvent se déclarer à l'avance ou lors de l'AG s'ils sont présents. Les adhérents présents ou représentés votent pour un candidat pour chacun des postes. Pour chaque poste, le candidat ayant reçu la majorité relative des suffrages est élu.

La qualité de membre de l’équipe technique est incompatible avec celle de président.

5.2 Conseil

Le Conseil d’administration (CA) est composé de 5 adhérents.

Le président est membre de droit.

Les 4 autres conseillers sont élus lors de l'AG (Article 9 des Statuts).

La qualité de membre de l’équipe technique est incompatible avec celle de membre du Conseil d’Administration.

Les candidats peuvent se déclarer à l'avance ou lors de l'AG s'ils sont présents. Les adhérents présents ou représentés votent pour quatre candidats. Les candidats remportant le plus grand nombre de suffrages sont élus.

Lors de cette élection si une égalité est constatée sur le dernier rang, les 2 (deux) derniers sont élus, et le Conseil passe à 6 (six) membres.

5.3 Procurations et vote à distance

Lors de l'Assemblée Générale, le vote par procuration est autorisé (Article 12 des Statuts). La procuration doit être faite sur papier, préciser les identités (nom, prénom, adresse, pseudonyme) de l'émetteur et du destinataire, et présenter la signature datée de son auteur.

Pour le vote par correspondance, seuls les votes :

  • Via un site d’élection en ligne comme Balotilo (https://www.balotilo.org)
  • par message privé sur le forum
  • par réponse au sujet proposant le vote sur le forum (le cas échéant)
  • par courrier postal ou électronique, depuis l'adresse donnée par le membre lors de son adhésion
  • sont acceptés. Le vote doit parvenir au secrétaire 24 heures avant la date de tenue de l'Assemblée Générale afin d'être comptabilisé lors de cette dernière. Ces votes seront tenus secrets jusque-là.

6. Blocage des décisions du Conseil d'Administration

Lors de son mandat, le CA est amené à prendre des décisions. Celles-ci sont contestables par tous les adhérents par divers moyens :

  • Les adhérents, s'ils sont au moins 30% à vouloir aborder le sujet en AG avant que l'on statue, peuvent faire valoir leur minorité de blocage. La décision sera alors invalidée jusqu'à la prochaine réunion de l'Assemblée Générale.
  • Les adhérents, s'ils sont plus de 30% à remettre en cause la décision prise, mettront automatiquement le débat à l'ordre du jour de la prochaine AG.

Une décision remise en cause par l'un de ces biais, et validée à nouveau lors de l'AG suivante (AG Y), ne peut être à nouveau soumise à blocage avant la prochaine AG (AG Y+1).

7. Modifications des Statuts ou du Règlement Intérieur

Les modifications de Statuts ou du Règlement Intérieur sont de la compétence de l’AG. Elles sont votées sur proposition du CA.

Toutefois, une motion demandant une modification des statuts ou du règlement intérieur peut être proposée et adoptée sur le forum par les adhérents (par l'intermédiaire d'un vote à la majorité relative des suffrages exprimés, la durée du vote doit être d'au moins 7 jours). Cette motion sera alors soumise au vote de l’AG lors de sa prochaine réunion ordinaire ou extraordinaire.

8. Procédure d'inscription

8.1 En tant que membre "Scorpion"

L'inscription en tant que membre de la Guilde se fait par l'intermédiaire du site de l'Association et/ou des réseaux sociaux, et/ou des outils de socialisation choisis par le conseil et administrés par l’équipe technique (par exemple Discord). La personne doit s'inscrire avec une adresse e-mail valide, un compte valide sur le réseau social ou l’outil de socialisation choisi par le Conseil, déclarer avoir lu et accepté le règlement intérieur, et être majeur. Cette inscription est gratuite, soumise à validation des animateurs (voir charte) et permet l'accès à la plateforme de l'Association. La personne doit se conformer aux Conditions d'utilisation décrites dans la section légale de la plateforme.

8.2 En tant qu'adhérent à l'Association

La personne doit d'abord être membre de la Guilde depuis au moins 90 jours, remplir le formulaire d’inscription sur le site de l’Association en indiquant son nom et son adresse, puis régler sa cotisation par PayPal.

Le montant de la cotisation à l'association Les Scorpions du Désert est provisoirement fixé à 12 euros. Lors de l'adhésion à l'Association, le nouveau membre doit renseigner l'intégralité du formulaire qui lui est adressé et certifier que ces renseignements sont exacts.

Le montant de la cotisation est fixé par l'Assemblée Générale et inscrit au Règlement Intérieur.

Les cotisations seront prises en compte du 1er décembre de l’année N-1 jusqu’au 30 novembre de l’année N.

9. Procédure d'exclusion

Le non-respect des statuts, du règlement intérieur ou des chartes des Scorpions du Désert peuvent entraîner la mise en œuvre d’une procédure d’exclusion.

L’exclusion d’un membre de la guilde ne peut être prononcée que par le Conseil d’administration, après délibération, à la majorité absolue et doit être motivée.

L’exclusion d’un adhérent de l'Association ne peut être prononcée que par le Conseil d'Administration, après délibération, à la majorité absolue et doit être motivée. Les membres du conseil ou bureau faisant l’objet d’une procédure disciplinaire ne votent pas lors du jugement de leur cas . Cette décision peut être contestée selon les procédures détaillées dans l'article 6 du Règlement Intérieur.

Toute exclusion prononcée à l'encontre d’un membre de la guilde ou d'un adhérent de l'Association par le Conseil d'Administration, une fois définitive, entraîne automatiquement le bannissement de l’intéressé de l'ensemble des outils de l'Association.

10. Les Sections de jeux

Les Scorpions du Désert sont et restent une guilde multi-jeux. Pour créer une Section de jeu, il faut au minimum un animateur (« officier ») qui sera l’interlocuteur privilégié du CA et de la communauté pour ce jeu. Chaque section est autonome : son organisation, sa modération, etc. sont du ressort de ses officiers tant qu’ils respectent les statuts et le règlement intérieur des Scorpions du Désert.

Lors de la création d’une section, il est tenu compte de l'avis des membres intéressés par la création de la section pour en définir les orientations de jeu.

En cas de non-respect de la Charte à l’intérieur d’une section, il est du devoir des animateurs ou à défaut du CA d'intervenir. De plus, le CA peut être sollicité pour arbitrer un conflit, en collaboration avec les animateurs du jeu.

Si la section est inactive le CA peut archiver la section.